СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

Кіровоградської обласної ради

(САД ОР)

OPTIMA-WorkFlow є комплексною системою автоматизації керування потоками робіт і організації документообігу, призначеною для організації автоматизованого ведення діловодчих процесів в Кіровоградській обласній раді, а саме це процеси створення, обробки, узгодження і затвердження документів або їхніх електронних прототипів, тобто процеси, іменовані документообігом.

ОPTIMA-WorkFlow - набір програмних додатків, які спираються на клієнт-серверну архітектуру і які дозволяють користувачам легко розробляти маршрутні технологічні схеми ділових процесів, виконувати роботи у рамках технологічних процесів, контролювати їхнє виконання й оцінювати їхні результати.

Перелік базових додатків:

Модуль «Адміністратор системи»

Модуль «Технолог»

Модуль «Монітор»

Модуль «Клієнт системи документообігу»

Модуль «Диспетчер технологічних процесів»

Модуль «Роботи- Автоматичні оброблювачі»

Серверною платформою MS SQL або Oracle, взаємодія з якої можлива за умов використання ODBC (програмний інтерфейс доступу до баз даних, розроблений компанією Microsoft).

Концепції реалізації системи:

Система реалізує деякі (найбільш важливі) функції систем класу WorkFlow, але не орієнтована на повну відповідність методологічним принципам і стандартам хрестоматійних систем аналізу, моделювання і керування діловими процесами. Це спрощення забезпечує можливість досить швидкого і гнучкого процесу впровадження і подальшої підтримки ОPTIMA-WorkFlow.

Функції системи, що забезпечують зберігання інформації і її доставку на робоче місце користувачам, ґрунтуються на використанні засобів СУБД. Спеціалізована база даних призначена для зберігання структурованої і різнорідної інформації про користувачів, маршрутні схеми, технологічні процеси, документи, «тіла» документів, тощо.

З метою забезпечення колективної роботи, ця база даних надає користувачам свій вміст у вигляді набору папок («робочих столів»), для доступ до яких можуть бути визначені найрізноманітніші права для різних категорій користувачів.

Всі версії документів, залучених в документообіг, всю активну фазу життєвого циклу зберігаються в базі даних.

При пересилці з етапу на етап нова версія документа (вхідна) розміщується на робочому столі, який відповідає місцю обробки і зберігання документа для наступного технологічного етапу, у той же час на робочому столі для поточного технологічного етапу зберігається копія цієї версії документа (вихідна).

Базу даних закрито від несанкціонованого доступу. Кожне звернення до бази відбувається від імені спеціально створеного користувача, ім'я і пароль якого зберігаються у зашифрованому вигляді.

Система не регламентує умов, за дотриманням яких визначався б статус версії документа. Інакше кажучи, користувач, завершуючи обробку версії документа на певному технологічному етапі, сам приймає рішення про те, чи повернеться він знову до доробки документа на цьому ж етапі (статус - у роботі), чи поверне документ на попередній етап, якщо він його не задовольняє (статус - повернути), або закінчить обробку і віддасть команду системі виконати розсилання на наступні етапи (статус - готовий).

Під час кожного сеансу роботи після обробки версії документа створюється нова версія - актуальна, версія до обробки - неактуальна - також зберігається.

Версії документів, які обробляються у даний момент одним з користувачів системи, є доступними іншому користувачу з тими ж самими повноваженнями у режимі «лише для читання», так само, як і неактуальні версії усіх інших документів.

Система реєстрації відомостей про версії документів базується на даних, що вносяться в SQL базу, доступ до якої відбувається за допомогою механізму ODBC. Це забезпечує адаптацію системи для використання бази даних, яку обрано як корпоративний стандарт підприємства.